Contrat de projet - Chargé – Chargée « hôtellerie d'entreprise » H/F

A l’écoute des évolutions du pays, le groupe Caisse des Dépôts assure des missions d’intérêt général en appui des politiques publiques nationales et locales : financement du logement social, développement des entreprises, transition écologique et énergétique. Mobilisé avant tout pour le développement économique du pays et de tous ses territoires, le Groupe se distingue par un positionnement unique : laisser le temps à l’innovation et à la croissance durable.

Pour être toujours plus performante et s’adapter à un contexte en constante évolution, la Caisse des Dépôts se transforme. A cette fin, elle a notamment créé la DOT, la Direction des Opérations et du pilotage de la Transformation opérationnelle.

La DOT s’est donnée pour promesse de service de « déployer pour chaque métier et chaque fonction transverse une excellence opérationnelle garante de la performance, de la sécurisation et de la résilience de la Caisse des Dépôts, renforcée par la transformation du modèle opérationnel et s’appuyant sur la transformation managériale ».

Cette promesse s’incarne dans des ambitions qui, dans chacun des métiers qu’elle exerce, contribuent à l’excellence opérationnelle et à l’action déployée par la Caisse des Dépôts en faveur de la transformation écologique, des souverainetés et de la cohésion sociale et territoriale.

Pour être au rendez-vous de ses ambitions et ainsi se mettre pleinement au service des objectifs stratégiques de la Caisse des Dépôts, le Comex de la DOT a résolument engagé les managers de la Direction :

• à orienter leur action sur la recherche du résultat et à jouer collectif,

• à transformer leurs activités pour leur donner toujours plus d’impact, en faire la preuve, et obtenir grâce à cela la reconnaissance de leurs parties prenantes.

Au sein de la DOT, la direction de l’immobilier et de l’environnement de travail est chargée d'assurer la maintenance et la préservation du patrimoine mobilier et immobilier de la Caisse des Dépôts et Consignations (CDC), la maîtrise des risques physiques et environnementaux, la fourniture des services logistiques à l'occupant, la gestion des archives de l’Etablissement public (EP) ainsi que la restauration de l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs.

Le pôle « Cadre de vie et relations occupants », rattaché au département « Cadre de vie et performance », a pour missions de gérer les immeubles d’exploitation de l’EP sur les archipels parisiens, en veillant à en améliorer l’occupation tout en assurant une relation quotidienne avec les occupantes et occupants de ces derniers. Il agit au quotidien pour leur bien-être et leur confort, en apportant la meilleure réponse possible, en termes de délai et de qualité, à chacune de leurs demandes. Toutes ces activités sont exercées dans le cadre d’une amélioration continue des services et des processus.

Au sein du pôle, l’unité « Cadre de vie et relations occupants – Archipel Paris 7 » rassemble aujourd’hui 5 personnes, dont la responsable, et assure la gestion des 7 bâtiments de la CDC situés dans le 7ème arrondissement parisien.

• Le mot du manager

« Le Cadre de vie va aujourd’hui bien au-delà de la simple gestion courante de bâtiments.

Parce que nos bâtiments sont l’image de notre direction, et au-delà celle de la Caisse des dépôts, nous œuvrons chaque jour afin d’assurer et d’améliorer le confort des collaborateurs et collaboratrices de la CDC, mais également de celui de tous nos visiteurs.

En collaboration avec nos prestataires et les services partenaires, notre équipe dynamique et engagée s’investit quotidiennement dans le meilleur service possible rendu à nos clients, avec l’envie de faire évoluer l’environnement de travail de façon toujours plus innovante et attractive. »

DESCRIPTION DU PROJET

Parce que l’attractivité et la conservation des talents passe par une qualité de vie au travail et un confort au quotidien, la direction de l’immobilier et de l’environnement de travail, et en particulier le pôle « Cadre de vie et relations occupants », souhaite déployer et développer le concept d’hôtellerie d’entreprise dans nos bâtiments, ceux d’aujourd’hui comme ceux de demain.

Alors que nous allons nous installer sur un site unique à l’horizon 2027, c’est dès aujourd’hui que les métiers dédiés au cadre de vie des collaborateurs et collaboratrices de l’EP doivent évoluer vers ces nouvelles pratiques et postures inspirées du monde de l’hôtellerie, afin de fournir aux clients et clientes internes et externes de la CDC, un service de qualité croissante, personnalisé et « sans couture ».

Fort(e) de votre expérience et/ou de votre formation dans le monde de l’hôtellerie, le projet qui vous est proposé consiste à :

• Accompagner l’évolution des pratiques et modes de fonctionnement des équipes du pôle « Cadre de vie et relations occupants », d’ici à l’arrivée sur les deux bâtiments de Campus 5 et 6,
• Appuyer les équipes permanentes et consolider le transfert des activités liées à l’hôtellerie d’entreprise, après l’installation dans les nouveaux bâtiments.

Durée prévisionnelle : 4 ans, éventuellement renouvelables et pour une durée maximale de 6 ans au total.

Evénement ou résultat objectif déterminant la fin de la relation contractuelle ainsi que les modalités d'évaluation et de contrôle de ce résultat : le projet sera considéré comme achevé après emménagement des personnels dans les futurs bâtiments, vérification de la bonne adaptation des nouvelles procédures et outils au fonctionnement des nouveaux bâtiments et finalisation de l’accompagnement au changement des occupants comme des équipes du pôle.

En tout état de cause, la durée d’un contrat de projet ne pouvant excéder 6 ans, ce dernier prendra fin à l’échéance des 6 ans même si les objectifs n’ont pas été atteints.

Au cours du projet, l’avancement de ce dernier sera évalué par la mise en place de réunions de pilotage semestrielles avec les responsables d’unité, de pôle et de département afin de vérifier le bon respect des différentes échéances du projet.

MISSIONS

Le poste est placé sous l’autorité de la responsable du service « Responsable hôtellerie d’entreprise ».

Au sein de l’unité « Cadre de vie et relations occupants – Archipel Paris 7 », et en lien avec votre responsable, vous assurez les missions de chargé(e) gouvernance et expérience client sur le périmètre qui vous est attribué.

A ce titre, vous êtes l’interlocuteur ou l’interlocutrice privilégié(e) des occupants et occupantes pour toutes les demandes liées à leur environnement de travail. De la prise en charge à la satisfaction de ces dernières, vous les accompagnez, les informez et les réorientez si besoin, dans un souci de la satisfaction et de la qualité du service rendu.

Ainsi, avec l’ensemble du collectif du cadre de vie, vous participez au déploiement des savoir-faire et savoir-être liés à notre démarche d’hôtellerie d’entreprise (Kiosque services, etc.).

Par votre expérience ou votre formation dans le monde de l’hôtellerie, vous veillez au bon état, au bon fonctionnement des installations communes ainsi que de leurs équipements.

Ainsi :

• Par la réalisation de rondes régulières dans les bâtiments et étages pour lesquels vous êtes référent ou référente, vous contrôlez l’état des bâtiments, anticipez ou constatez d’éventuels dysfonctionnements dont vous assurez la prise en charge et la résolution par la saisie de demandes dans l’outil dédié (@mi) et par leur suivi,
• Vous analysez les demandes des occupants et des occupantes concernant le dépannage de premier niveau (@AMI, mails, etc.), vous les réorientez si besoin et informez en tant que de besoin,
• Vous assurez le suivi de l’ensemble des actions correctives lancées avec les prestataires dédiés, vous coordonnez les interventions de ces derniers, et ce en lien avec les services partenaires de la direction (maintenance technique (CVC, Elec), petits travaux (menuiserie, serrurerie, peinture etc.) et sécurité/ sûreté,
• En lien avec votre hiérarchie, vous analysez de façon critique les demandes d’équipements et de prestations émanant des clients. Après priorisation et dans un souci de maîtrise des dépenses, vous menez toutes les actions requises de la réalisation du devis à la réception des commandes ou des prestations demandées, tout en assurant le contrôle de premier niveau à chaque étape ;
• Vous supervisez les actions des prestataires relevant de votre domaine d’activités, Pour ce faire, vous lancez les actions nécessaires, vous contrôlez régulièrement la qualité des prestations effectuées et adressez les éventuelles demandes correctives ou complémentaires.

Vous veillez au respect des plannings d’interventions et à la qualité de ces dernières.

Vous organisez et participez également aux réunions régulières organisées avec eux et contribuez à l’amélioration continue de la qualité des prestations effectuées.

De même, dans le cadre d’un contrôle de premier niveau, vous assurez le suivi et le respect des marchés publics passés, tant du point de vue de la nature des prestations effectuées (contrôle du respect des clauses contractuelles, quantitativement et qualitativement, du planning des interventions etc.) que de leur coût ;

• Pour les locaux en exploitation, vous assistez et conseillez les occupants et les occupantes dans leurs demandes de réaménagements d’espaces, de la réalisation des plans jusqu’à l’achèvement des opérations, ce en lien avec les prestataires concernés que vous coordonnez et en collaboration avec les services partenaires de la direction (design, aménagements et entretien) ;
• Vous assistez les conducteurs et conductrices de travaux d’aménagement ainsi que les chefs et cheffes de projets immobiliers dans tous les travaux de réaménagement et d’embellissement des bâtiments relevant de vos périmètres :
• Vous suivez l’exécution des demandes,
• Vous facilitez la coordination avec les différents secteurs,
• En collaboration avec les services partenaires, vous participez au contrôle de la qualité des travaux réalisés, en amont ou dans le cadre de réceptions de chantiers.
• Vous assurez la mise à jour des occupations des locaux dans l’outil @mi (postes de travail installés, postes de travail théoriques, directions occupantes, etc.) afin de garantir la connaissance et la maîtrise des espaces occupés et disponibles sur l’ensemble des bâtiments de votre périmètre ;
• Vous assurez la réalisation et la mise à jour de la signalétique et de l’affichage dans les bâtiments ainsi que dans l’outil @mi ;
• Vous garantissez l’information des occupants et occupantes par l’élaboration et la rédaction de supports de communication relevant du cadre de vie ;
• Vous pouvez participer à l’élaboration des expressions de besoins dans le cadre de lancement ou de renouvellement de marchés.

Plus spécifiquement, dans le cadre du projet dont vous avez la charge et en lien avec votre hiérarchie :

Avant l’emménagement dans les nouveaux bâtiments (horizon 2027)

• Vous proposez toutes les mesures susceptibles d’améliorer l’organisation et les procédures internes permettant de garantir et de maintenir le bon état et le bon fonctionnement des bâtiments.

Pour ce faire, et dans un souci de simplification constante, vous élaborez et mettez en œuvre des outils de contrôle et de suivi des interventions nécessaires, après validation. Vous suggérez également toutes les actions susceptibles d’optimiser la performance des interventions ainsi que la satisfaction des occupants et occupantes dans le cadre fixé par la direction ;

• Par une analyse critique des marchés avec les prestataires, vous proposez des outils de supervision de ces derniers et participez à leur éventuelle mise en œuvre ;
• Après validation de vos propositions en lien avec les missions précédentes, vous assurez la formation opérationnelle des membres de l’unité afin de les accompagner dans leur montée en compétence.

Vous contribuez ainsi à installer le concept d’hôtellerie dans notre « entreprise » ;

• Vous contribuez à la réflexion sur l’organisation et le fonctionnement dans les futurs bâtiments, en vous fondant sur votre formation ou votre expérience hôtelière, afin de garantir collectivement un service client de qualité et une fluidité de fonctionnement entre services de la direction.

Pour ce faire, vous participez et animez des ateliers sur le sujet, vous pouvez élaborer et rédiger des supports de réflexion collective.

Après l’emménagement dans les nouveaux bâtiments

• Vous participez et accompagnez les collaborateurs et collaboratrices dans leur installation sur les nouveaux sites ;
• Vous participez à la consolidation des pratiques de l’hôtellerie d’entreprise par l’information des occupants et occupantes, la participation au déploiement de nouveaux services et l’élaboration de nouvelles procédures de fonctionnement adaptées aux nouveaux locaux

Ces missions reflètent l’essentiel de l’activité à ce jour mais sont susceptibles d’ajustements au regard des évolutions futures de la direction. Vous pourrez, par exemple participer à des projets transversaux ou à des ateliers liés à votre activité.

• Vous êtes titulaire d’un diplôme dans les domaines de l‘hôtellerie et/ou de la restauration de prestige, par exemple un bachelor Management Hôtelier et Restauration ou équivalent.
• Vous bénéficiez d’une expérience de 3 ans minimum dans le secteur de l’hôtellerie de prestige, sur des missions en relation directe avec la clientèle, en tant que réceptionniste, gouvernant(e) d’étage ou de Guest relation/experience agent.

Une bonne connaissance des marchés publics serait un plus.

Compétences mises en œuvre

• Vous avez une solide expérience dans la gestion de la relation clients, notamment dans le domaine de l’hospitality management ;
• Vous avez déjà piloté et coordonné des prestataires ou des équipes ;
• Vous savez travailler en mode projets ;
• Vous avez de très bonnes capacités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse.
• Vous maîtrisez les outils informatiques bureautiques, notamment Excel, ainsi que les outils collaboratifs comme Teams ;
• Vous avez de bonnes connaissances ou une appétence pour les nouvelles technologies appliquées aux bâtiments (Smart building, IA etc.) ;

Qualités personnelles

Notre organisation est attachée à promouvoir au quotidien un mode de travail collaboratif. Au-delà, vous pourrez nous apporter :

• Votre sens de l’intérêt général, de la relation client et du service rendu ;
• Vos capacités d’adaptation, notamment aux contraintes des missions, et votre polyvalence ;
• Votre autonomie ;
• Votre rigueur, votre méthode et vos capacités organisationnelles ;
• Votre réactivité ;
• Votre capacité à gérer le stress ainsi que les situations de crise ;
• Vos qualités relationnelles et votre goût du travail en équipe ;
• Votre dynamisme ;
• Votre sens de l’écoute et votre bienveillance ;
• Votre sens de la diplomatie ainsi que votre capacité à concilier les points de vue ;
• Votre sens de la discrétion.

CONDITIONS D’ÉXERCICE

Dans le cadre de vos missions, vous pourrez être amené(e) à vous déplacer sur l’un des sites de l’archipel du 13ème arrondissement afin d’apporter un appui « ponctuel ».

Vous pourrez également être sollicité(e) dans le cadre de travaux en week-end ou hors heure ouvrable, dans le cadre de gestion de crise ou d’interventions nécessitant la présence des collaborateurs sur le site.

Enfin, en lien avec les clients internes ou externes, votre présentation doit être soignée et vos activités peuvent nécessiter des manipulations de charges légères.