Assistant-Assistante de direction département Mandats F/H

Environnement du poste :
Le poste se situe au sein de la Direction de l’investissement de la Banque des Territoires. Créée en 2018, la Banque des Territoires est un des cinq métiers de la Caisse des Dépôts. Elle rassemble dans une même structure les expertises internes à destination des territoires. Porte d'entrée client unique, elle propose des solutions sur mesure de conseil et de financement en prêts et en investissement pour répondre aux besoins des collectivités locales, des organismes de logement social, entreprises publiques locales et des professions juridiques. Elle s'adresse à tous les territoires, depuis les zones rurales jusqu'aux métropoles, avec l'ambition de lutter contre les inégalités sociales et les fractures territoriales.
Au sein de la Banque des Territoires, la Direction de l’Investissement effectue des investissements en fonds propres et des financements en mandats dans les projets des territoires en lien avec les directions régionales, dans les différents domaines d’intervention de la Banque des Territoires. Elle effectue plus de 300 opérations d’investissement par an et gère un portefeuille de près de 1500 lignes. Elle est également opérateur de mandats de l’Etat avec un nombre équivalent d’opérations annuelles et de projets actifs.

La Direction de l’Investissement est composée de 3 départements classes d’actifs, 1 département Mandats, 2 départements portant l’expertise métier sur l’ensemble des champs d’intervention, et 2 départements Appui et Cessions, transversaux.

Le département Mandats source, négocie, coordonne et opère les mandats pour compte de tiers confiés à la Banque des Territoires. Il s’agit principalement du plan France 2030 (ex-Programme Investissements d’Avenir, coordonné par les Services du Premier ministre), mais aussi d’actions du plan d’Investissement dans les Compétences (PIC - ministère du Travail) ou pour l’inclusion numérique. Ces actions permettent de renforcer l’impact de la Banque des Territoires en complémentarité des opérations d’investissements sur fonds propres Caisse des Dépôts. En plus de l’aspect opérationnel le département est également en charge de valoriser l’activité mandats en interne et en externe. Il compte environ 75 personnes.

1.    Missions

•    Assister la directrice du département et son adjoint dans le bon fonctionnement du département en matière d’organisation et de logistique ;
•    Assurer une circulation fiable de l’information notamment au sein du CODIR du département ;
•    Jouer un rôle d’interface avec l’ensemble de ses interlocuteurs internes et externes ;  
•    Fluidifier et faciliter les échanges en interne et en externe.

2.    Activités pricipales

Appui opérationnel et administratif

• Tenue de l’agenda de la directrice et du directeur adjoint, en veillant à la gestion des priorités et des échéances ;
• Accueil et traitement des contacts externes et internes (messagerie électronique, courrier, visiteurs en présentiel) ;
• Suivi et mise à jour des contacts externes de haut niveau et mise à jour dans les outils de connaissance clients ;
• Organisation des déplacements, gestion des ordres de missions et des états de frais de la directrice et du directeur adjoint. Aide ponctuelle aux responsables de pôle et aide à leur autonomisation sur la gestion de leurs déplacements. Pilotage de l’enveloppe budgétaire frais de mission du département ;
• Contribution à l’organisation de réunions/réceptions : coordination des agendas, créations d’invitations pour des réunions Teams, réservations de salles de réunion, commandes de pause-café, plateaux-repas ou cocktails, préparation du matériel nécessaire en salle de réunion et/ou de dossiers papier, et pilotage de l’enveloppe budgétaire associée ;
• Appui à l’organisation d’événements de département (plénières, séminaires internes ou externes…) ;
• Participation au codir du département et préparation du compte-rendu hebdomadaire ;
• Gestion, suivi et traitement du courrier entrant / sortant et notamment des affaires réservées pour la direction (décisions Premier ministre, conventions de mandat etc.) ;
• Gestion de la messagerie électronique dédiée à la réception/transmission des décisions Premier ministre du SGPI ;
• Coordination de l’organisation pratique du travail avec d’autres assistant(e)s de la direction de l’investissement.

Fonction appui et moyens généraux (en lien avec le département Pilotage et Appui Opérationnel après validation hiérarchique) : 

• Gestion des fournitures, classement ; 
• Gestion de la maintenance courante du photocopieur / des imprimantes et machines à café, commande des consommables nécessaires ;
• Mise à jour au fil de l’eau de l’organigramme et du trombinoscope du département, des listes de diffusion mail du département et l’inventaire du matériel informatique, du tableau de suivi des congés du CODIR ; 
• Gérer en amont l’arrivée / les départs des nouveaux arrivants / collaborateurs (commande de matériels PC, bureaux, restitution documents, …). Production et mise à jour d’un kit « nouvel arrivant du département »… ;
• Mise à disposition des équipes des modes d’emploi/tutos des logiciels, des outils Next, des procédures… : les informations utiles dans la vie quotidienne pour l’autonomisation des collaborateurs ;
• Pilotage des enveloppes budgétaires frais de mission, frais de fonctionnement interne et externe, abonnements du département ;

Suivi des audits externes, travaux parlementaires, dossiers du département

• Participation à la préparation des instances de gouvernance des mandats organisées par la direction du département, rédaction des comptes-rendus : COMOP, CODIR, COVALO… ;
• Réalisation de certains compte-rendus, mise en forme des courriers, notes,…selon la charte graphique en vigueur ;
• S’assurer de la contribution de toutes les parties prenantes à la constitution de dossiers / s’assurer de leur mise à jour / transmettre, assurer le suivi complet et le classement ;
• Appui à la coordination et suivi des réponses aux corps d'inspection / de contrôle / d'évaluation (notamment la Cour des Comptes) en lien avec les responsables de pôles et le pôle pilotage et développement ;
• Appui à la coordination et suivi des questionnaires et auditions parlementaires (Assemblée Nationale, Sénat) en lien avec les responsables de pôle et le pôle pilotage et développement ;
• Appui dans la coordination de l'ensemble des activités, projets et dossiers transversaux du département (exemple : dossier rdv DG, événements internes et externes…) ;
• Appui dans la coordination de l'ensemble des demandes transversales émanant des interlocuteurs internes/externes avec lesquels le Département est en lien ;
• Appui à la préparation des synthèses, dossiers et éléments de langages/discours nécessaires lors des différents rendez-vous, réunions et prises de parole de la Directrice et de son adjoint.

Connaissances
-    Expérience confirmée du métier d’Assistante de Direction
-    Organisation et fonctionnement des activités du groupe CDC
-    Organisation de l'État et de son environnement
-    Connaissance du Programme Investissements d’Avenir / France 2030

Compétences
-    Compétences spécifiques (GPEC EP) : 
o    SP 060 Assurer un secrétariat 
o    SP 005 Assurer la gestion budgétaire
o    SP 032 Gérer les affaires générales
o    SP 043 Gérer l’information documentaire

Compétences liées au poste
o    Maîtrise des outils bureautiques et des applicatifs internes : messagerie (Outlook), bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Teams), AFP, CONCUR, NEO GLOBEO, NEXT
o    Rigueur, autonomie, respect de la confidentialité, proactivité, adaptabilité et réactivité
o    Bonne gestion du stress, des priorités et des échéances
o    Capacité d'analyse, de synthèse et compétences rédactionnelles
o    Aisance relationnelle et goût du travail en équipe