Assistant, assistante de direction au sein de la DRH F/H

Le Département RH Emploi, /Rémunération /Développement des compétences / Egalité professionnelle (DHE) est un Département transverse qui est au cœur de la stratégie de la DRH & porte les missions touchant à la détermination des politiques d'emploi, d'égalité professionnelle et de rémunération, ainsi qu'au développement des compétences de l'Établissement public.  Notre équipe est composée d'environ 80 collaborateurs.

Notre Département est composé de cinq activités :

• le pôle Développement de la politique d'emploi qui regroupe les services Recrutement et concours, Intérim Interne et enjeux mobilité groupe ;

• le pôle Prospective emploi et pilotage des moyens RH qui regroupe le service Pilotage des effectifs et masse salariale, le service Pilotage des rémunérations et avantages sociaux et le service emploi et compétences & Anticipation des ressources ;

• l'Université CDC (développement des compétences) ;

• le Pôle Handicap, Égalité professionnelle / Diversité 

Nous déployons actuellement un grand projet de transformation au sein de la DRH, et notre Département en est acteur et moteur. Faire partie de l'équipe DHE, c'est donc mettre au service de ce projet de transformation et de tous nos clients (collaborateurs, managers), nos compétences, nos talents et nos idées dans un esprit de coopération d'innovation, de curiosité et d'ouverture aux autres. L'action de notre Département en termes de politique d'emploi le place au cœur des interactions, tant de l'action de l'ensemble des directions opérationnelles et de leurs managers que du dialogue social.

Missions :

En tant qu'assistant/te de direction de ce Département, nous attendons que vous puissiez appréhender le contexte, les enjeux du Département, être en appui des équipes et des clients afin de fluidifier les échanges.

Au-delà des attentes ci-dessus, vous aurez pour principales missions :

• Assister la responsable de Département dans l'organisation et le suivi de ses missions, par   :   

ü  la planification des agendas, la gestion du courrier, la rédaction de documents, la gestion des appels téléphoniques, l'organisation de réunions, la gestion de notes de frais, de la logistique liée aux déplacements, la gestion des congés...;

ü  la participation aux réunions d'équipes pour favoriser le suivi et l'organisation des projets par la responsable

ü  la création d'un lien avec l'ensemble des équipes du Département qui vous permet d'être un relai d'écoute 

ü  la contribution à l'animation managériale du Département en mobilisant les différents outils à disposition (équipe teams, réunions ad hoc etc.).

ü    • D'assister les responsabilités d'activités du Département dans la planification de leurs agendas, l'organisation de réunions mais également dans l'appui à l'organisation et/ou à l'animation de séminaire d’équipe, ainsi que l’aide au suivi des échéances et à la planification de la production, pour le dialogue social et les demandes Comex, CNR et CS.

• D'assurer des fonctions de gestion administratives et budgétaires pour le département : 

ü  Suivi budgétaire du Département, en lien avec le service budgétaire ;

ü  Commandes et gestion des fournitures ;

ü  Prise en charge de la gestion des achats courants ;

ü  Remboursement des frais des Lauréats IRA ;

ü  Remboursement des frais de garde enfants de moins de 16 ans ;

ü  Appui au suivi des indicateurs internes de performance, des recommandations internes et externes.   

  • De contribuer à des projets transverses du département : à titre d'exemple, une contribution active sera attendue dans le cadre du projet de déménagement Campus auprès des équipes du département 

• Organiser les déplacements des collaborateurs de DHE (création des ordres de missions, réservations des billets, hôtels ...), gérer les notes de frais lors des déplacements des collaborateurs du Département, accueillir les nouveaux, fournir tout appui logistique et administratif facilitant le travail de l’ensemble de l’équipe.

• Assistance logistique et bureautique

• Gestion des habilitations informatiques

  • Vous avez une expérience reconnue du métier d'assistante de direction ;

• Une connaissance du métier RH et de la Caisse des dépôts sera un atout

• Vous êtes très autonome et avez un forte capacité d'adaptation ;

• Vous démontrez une capacité d'organisation et d'anticipation éprouvée ;

• Maîtrise des outils bureautiques. 

   Qualités personnelles

• Vous avez des qualités relationnelles avérées que vous mobilisez utilement pour entrer en contact avec toutes les parties prenantes ;

• Vous êtes attaché/e à la qualité du service rendu, et à l'écoute des besoins ;

• Vous êtes rigoureux/se et organisé/e ;

• Vous êtes en recherche d'amélioration pour vos activités, en étant ouvert aux propositions et aux expériences faites par d'autres ;

•   Vous êtes attaché/e à une très grande discrétion et confidentialité.